שיחות ועידה, בהן משוחחים בטלפון מספר אנשי צוות, לקוחות או ספקים בו זמנית, הן חלק בלתי נפרד מהמציאות של עסקים.
במיוחד בכפר הגלובאלי של היום, כשבמקרים רבים לקוח וספק אינם נפגשים כלל, אלא מנהלים את קשריהם העסקיים כשאוקיינוס מפריד ביניהם.
או בעת שחברי צוות עשויים להיות דוברי שפות שונות לחלוטין, כפי שקורה בחברות בינלאומיות, שסניפיהן ממוקמים במדינות המרוחקות זו מזו.
במרבית המקרים, שיחות ועידה בלתי נמנעות אלו, הופכות להיות ממושכות ומעיקות, וכוללות רגעי שתיקה ארוכים, תקלות טכניות רבות.
כפי שקורה למשל כשאחד הצדדים לוחץ על "מיוט" בטעות, או כשהקו ניתק.
במאמר שלפניכם דרכים מומלצות לייעול שיחות הועידה והפיכתן לאפקטיביות ונעימות בהרבה.
לפעמים מה שמבדיל בין שיחת ועידה מוצלחת לאחרת כושלת ומייגעת הוא רק תשומת לב לפרטים קטנים אך חשובים.
הנה כמה מהם לפניכם:
טיפים לניהול שיחת ועידה קולית מוצלחת
תכננו ראשי פרקים מדוקדקים:
טיפ זה נחוץ בכל פגישה, אך חשיבותו לשיחות ועידה משמעותית אולי יותר מכל.
ככל שתצליחו מלחדד את המסרים והשאלות שאתם מציגים בשיחות הועידה, ולייצר חלופות כדאיות ורלוונטיות, תוכלו להגיע לסיכומים באופן קצר ויעיל יותר.
היו דייקנים והימנעו מעיכובים ואיחורים מיותרים:
הקפדה על מועד התחלת השיחה כפי שקבעתם משדרת מסר של כבוד.
לכן, מומלץ להגיע למקום ממנו תקיימו את שיחת הוועידה מספר דקות לפני השעה שקבעתם, והצטיידו במכלול הנתונים הרלוונטיים לנושא הנדון.
סייעו למשתתפים להגיע לבהירות באמצעות רקע מקדים לפני השיחה וסיכום לאחריה:
מדובר באופן אחראי ומקצועי לניהול שיחות הוועידה, אשר משדר ארגון מעולה, מנהיגות וביטחון.
הציגו את עצמכם בכל עת:
אם אינכם המשתתפים היחידים בשיחה, ראוי להציג את עצמכם ואת עמיתיכם הנוכחים לצדכם, וכן לוודא שכל המשתתפים מוכרים לכם.
מוסיפים תגובות ביניים במהלך השיחה?
זה המקום להציג את עצמכם שוב, ואף לציין את שם החברה שלכם.
הקפידו על מינימום משתתפים הכרחי:
שיחות ועידה הכוללות מספר רב מדיי של משתתפים הנן בלתי יעילות באופן משווע, וכרוכות בבזבוז זמן אדיר ותסכול בלתי מבוטל.
העלו לשיחת הועידה רק את אנשי המקצוע החיוניים לכל נושא.
היו מרוכזים:
אמנם שיחות ועידה הן הזדמנות מפתה לעבור על הודעות הדואר האלקטרוני או לשלוח מסרונים – אך הנוכחים בשיחה יעריכו זאת אם תהיו קשובים לדבריהם במלוא הסבלנות ותשומת הלב.
רצוי גם לכבות את הנייד או להעבירו למצב שקט.
שמרו על תרבות שיחה:
הימנעו מלקטוע עמית באמצע דבריו.
תנו לכל משתתף בשיחה לסיים להביע את עצמו לפני שאתם מגיבים.
זה ישרה אווירה נינוחה ויקדם את המוטיבציה של האחרים לשתף עמכם פעולה.
הימנעו מקיום שיחות חולין עם עמיתים שאינם על הקו:
עמיתים המשוחחים אתכם בשיחת הועידה עלולים לחוש אי נוחות במידה וייאלצו להאזין לפטפוטים שאינם קשורים לנושא הדיון ברקע.
היזהרו בשימוש בכפתור ה"מיוט" אך העדיפו אותו על פני ה"הולד":
כפתור המיוט הוא שימושי בעיקר כשנקלעים לסביבה רועשת בעת ההאזנה למשתתפים האחרים בשיחה, על מנת למנוע מהם אי נעימות או הסחת דעת.
יחד עם זאת, אם תלחצו על "מיוט" ותשכחו לשחרר שוב, זה יהיה מתסכל ויגרור אי הבנות מיותרות.
בעיקר אם תענו בפירוט נלהב לשאלה חשובה ותגלו שאיש לא שמע אתכם.
מכפתור ה"הולד" מומלץ בכל מקרה להימנע.
הקליטו את השיחה:
שימוש בפונקציית ההקלטה תאפשר לכם לעדכן אנשי צוות שלא לקחו חלק בשיחה ולרענן את פרטי ההסכמות שהגעתם אליהן עם סיומה כמו גם לאחר זמן.
נסו לפצל חלק מדיונים ולנתבם לשיחות אחרות:
לחלק מהמשתתפים בשיחת ועידה, בעיקר בעלי תחומי התמחות צרים, עשויה להיות נטייה לגלוש לפרטי פרטים טכניים, המאדירים את ידענותם אך מאריכים ומסרבלים את השיחה.
ניתן בנימוס לשלוח את המאריכים בפרטים לא רלוונטיים לבדוק אותם לקראת מועד השיחה הבאה, באופן שישרת את התמונה הגדולה.
כלים לניהול שיחת ועידה
- שיחות וידאו: כיום ניתן ובהחלט רצוי לנהל שיחות ועידה בוידאו. טכנולוגיה זו מקלה מאוד על התקשורת.
בעיקר כשמדובר בעמיתים שדוברים שפות שונות, וממחישה טוב משיחה קולית רגילה את כוונות והלך הרוח של כלל המשתתפים. - קבלת התרעות בדואר האלקטרוני ובמסרונים כתזכורת בסמוך למועד שיחת הועידה: כיום, קיימת הטכנולוגיה שתאפשר לכם להזין את פרטי ההתקשרות של המשתתפים בכל שיחת ועידה, ותשלח באופן אלקטרוני תזכורות לכולם, כולל אתכם.
כך ניתן לוודא בקלות וביעילות שאיש מהמשתתפים לא יפספס את השיחה המתוכננת. - שיחה מאובטחת: היות ופרטיות מהווה ערך חיוני בכל הנוגע לעסקים, ניתן להיעזר בשירות שיחה מאובטחת.
שירות זה מתנה את ההשתתפות בשיחה בהקשת קוד סודי, שנמסר, כמובן, רק למשתתפים המיועדים.
כך ניתן לוודא שלא יצטרפו מאזינים בלתי רצויים ולא ייחשפו פרטים רגישים. - שירותי הקלטת שיחות, תוך קבלת הקבצים ישירות לתיבת הדואר האלקטרוני שלכם: דרך מצוינת לשמור שיחות ועידה חשובות ולתייקן בפרוטוקול, שכלולה באפליקציות המתקדמות היא שירותי ההקלטה.
בתום השיחה, קובץ שמע באיכות מעולה יישלח ישירות לדואר האלקטרוני שלכם
היכן ניתן להשיג שירות שיחות ועידה בחינם?
חברת Qconf מפעילה שירות שיחות הועידה בינלאומי, המאפשר לכל מי שחפץ בכך לקבוע שיחת ועידה בקלות ובאופן מידי, מול עמיתים מהארץ ומהעולם.
שירות זה אינו כרוך בתשלום מנוי חודשי או בחיוב במקומם של משתתפים אחרים, ואף לא מותנה במינימום דקות שיחה.
התשלום היחיד, למעשה, הוא בגין החיוג המקומי שמתבצע.
חברת Qconf עושה שימוש בקווים מקומיים ברחבי העולם.
כך לדוגמא, אם אתם מתאמים שיחת ועידה ומתקשרים מתל אביב, עמיתיכם מחברת הבת נמצאים בפריז, המפיץ יושב בכלל בפלורידה ארצות הברית, ומנהל המכירות נמצא כעת בניו יורק, תוכלו לקיים שיחת ועידה עם כולם, כמו שקורה בעת הפצת מוצר חדש, למשל.
במקרה זה, המערכת תאתר עבורכם באופן אוטומטי קווים מקומיים לכל אחד מהמשתתפים.
כך, יחייג העמית הפריז למספר צרפתי, המפיץ ומנהל המכירות יחייגו לקוו אמריקני ואילו אתם תשתמשו בטלפון סלולארי מקומי.
באופן זה מצטמצמות למינימום עלויות ההתקשרות בשיחת הועידה.
לסיכום, שיחות הועידה הולכות ותופסות מקום מרכזי בהתנהלות העסקית של היום, כשהצורך בקיום דיונים חובקי עולם מתרחב עם הפיכתו ל"כפר הגלובאלי".
באמצעות הקפדה על התנהלות נכונה ומקצועית והיעזרות בטכנולוגיה עדכנית, ניתן לשפר את הפרודוקטיביות של שיחות הוועידה, להשרות בהן אווירה חיובית ובונה ולהגיע לסיכומים חשובים ומקדמים עבור העסק שלכם.
