בעידן הנוכחי מזכירות הם יותר "ע. מנכ"ל", ולמעשה משמשות כעוזרות אישיות שלהן פונקציות מורכבות החיוניות לתפקוד התקין של העסק.

עבודת צוות יעילה ונכונה של המנהל מול המזכירה, מקרינה על אופן ניהולו של העסק כולו.

נשמע מובן מאליו?

מתברר כי השינוי בתפקיד המזכירה בעידן המודרני מעלה קשיים ואתגרים שאינם פשוטים כלל.

כיצד יכולה נושאת משרה אחת גם להעניק שירות זמין ומקיף לכל הפונים ולענות לטלפונים וגם לסייע משמעותית בניהול החברה?

קראו על אתגרי המזכירות ופתרונות ייחודיים בתחום האדמיניסטרציה, במאמר שלפניכם.

נוסף על התפקידים המסורתיים והידועים של מזכירות בתחומי ההקלדה, הדפסה, הנהלת החשבונות, וארגון העסק בפן הממוחשב, מוטלת עליה המשימה המשמעותית לגבש שיתוף פעולה הרמוני ומתואם בין עובדי החברה.

מן המזכירה בימינו מצופה לתת את הקצב לעובדי הארגון, לתאם בין היחידות ובעלי התפקידים השונים ולשמש כעוזרת אישית למנכ"ל.

מזכירה שניחנה ביכולת לטפל בעניינים הללו, מקנה ערך מוסף משמעותי לחברה בה היא עובדת.

אלא שהיא עשויה לסבול מעומס וחוסר זמן לתת מענה ללקוחות שמתקשרים בטלפון.

מובן, שדווקא פניות של לקוחות חדשים, ושימורם של הקיימים באמצעות מענה מהיר ומקצועי, הנו היבט חשוב במיוחד לכל עסק.

מנהלים שונים מתייחסים לבעיית עומס התפקידים המוטל על מזכירתם באופנים שונים.

במרבית המקרים, מדובר בתגובות של כיבוי אש, ולאו דווקא פתרונות שקולים ומיטביים.

כך למשל, ישנם מנהלים שמנחים את מזכירותיהם שלא לענות לטלפונים אם יש עניינים דחופים יותר לטפל בהם, בכל הנוגע לארגון זמנם או תיאום בין עובדי ומחלקות החברה השונות.

יחד עם זאת, יש לזכור כי המענה הזמין, אדיב ומקצועי ללקוחות חדשים כמו גם לקבועים, חשוב ביותר לכל חברה.

זאת מאחר ורמת השירות קובעת במידה רבה את מידת שביעות רצונם של הלקוחות, שימורם, והיקף החתימה על עסקאות או המכירות מול פונים חדשים.

פתרון יצירתי ומתקדם שחברות רבות נעזרות בו ניתן בדמות חברות המספקות מענה אנושי בזמינות גבוהה, בחלק מהמקרים אף 24 שעות ביממה!

פיתוחי הבינה המלאכותית מנגישים כיום מערכות המספקות מידע מקצועי ואמין בזמן קצר ביותר, שמאפשר גם לנציגים חיצוניים לתת מענה מקיף ומעמיק לכל פנייה.

היום, את ניתובי השיחות ניתן לעשות בעזרת נתב שיחות, ושירותי מוקד טלפוני, שעלותם פחותה לאין שיעור מעלות העסקת מזכירה במשרה מלאה, יתנו מענה לשאלות ופניות לקוחות.

מכונת אספרסו איכותית פותרת את עניין הכנת הקפה, ועידן המחשוב מאפשר לכל עובד לתייק ולהדפיס בעצמו את כל מה שנחוץ לו.

כל שינוי טומן בחובו פרידה ממשהו, בצד הבטחה חדשה לעתיד.

מעבר לשירותי מוקד טלפוניים, ופרידה משירותיה של המזכירה, מעוררים געגוע לימים אחרים, בהם הקצב היה אחר, והקשר הבינאישי הוסיף מגע אנושי לכל מהלך עסקי.

לעומת זאת, הזמן לא עוצר, וכל עסק שרוצה להישאר בשטח לשנים רבות, צריך לצעוד עם הזמן.

בימינו, ניתן ליעל את ההתנהלות ולשפר את הביצועים המקצועיים.

כאשר את שירותי המזכירות ניתן לקבל ממוקד טלפוני חיצוני, וכך עובדי החברה פנויים להתעסק בנושאים מקצועיים.

פניות של לקוחות יכולות להתנהל בצ'אטים אונליין מול נציג מקצועי של החברה.

שיחות מנוהלות היטב בעזרת נתב שיחות, ולקוחות המעוניינים ליצור קשר באמצעות מענה אנושי מופנים למוקד הטלפוני.

מול החיסרון ביחס האישי, ובדמותה המרגיעה והאנושית של המזכירה, עומדת ההתייעלות, ההתמקצעות והצעידה עם הזמן.

חיסכון

העסקת מזכירות כרוכה בהוצאה ניכרת, משכורת אחת לפחות, עם כל ההוצאות הכרוכות בכך.

כמו כן, עליך למצוא את המזכירה המתאימה, שכן יחסי אנוש תקינים הם המפתח לאווירה טובה בסביבת העבודה, ולאישיותה והתנהלותה של המזכירה השפעה ניכרת על האווירה במשרד.

לעומת זאת, שירות מענה טלפוני אנושי עולה במהלך שנה שלמה פחות ממשכורת חודשית אחת של מזכירה.

לשירות המענה הטלפוני אין השפעה על האווירה והנעשה בחברה, וכך כל איש מקצוע יכול להתפנות לעסוק בעבודתו ביעילות רבה.

החיסכון, אם כן משמעותי וחשוב, ואם אתה מוכן לעשות צעד לעבר העתיד, ולהיפרד מנוכחות מזכירה אנושית במשרד, הצד הכלכלי של העסק יצא נשכר.

כולם מרוויחים

המעבר לשירותי מענה טלפוני אנושי מספק פתרונות ורווחים רבים הן לך והן ללקוחותיך.

מבחינת עלויות, הרווח משמעותי וברור, שכן אתה חוסך את כל ההוצאות הכרוכות בהעסקת מזכירה במשרה מלאה.

מבחינת הלקוח, המענה מהיר ויעיל, והלקוח אינו נדרש להמתין, לצלצל שוב ושוב מכיוון שהמזכירה עסוקה, או בדיוק יצאה להפסקת צהריים.

מבחינת יעילות העבודה, כל העובדים פנויים לעסוק במשימות מקצועיות הכרוכות בעסק.

מקסימום שירות, מינימום הוצאה

העידן הנוכחי מאפשר לכל בעל עסק לבחור את הדרכים בהן הוא מעוניין לנהל את החברה, וליצור את הקשר עם לקוחותיו.

כאשר מדובר בעסקים שאינם כרוכים בתנועת לקוחות מזדמנים, שירותיה של מזכירה אנושית לא בהכרח נחוצים.

עסקים כאלו יכולים להתנהל מצוין בעזרת מוקד טלפוני, בו יקבל הלקוח החדש את המענה הנחוץ.

כך תוכלו להעניק ללקוחותיכם שירות ברמה גבוהה, מבלי להיגרר להוצאה כספית מיותרת.

שירותי המזכירה, שבעבר היו הכרחיים לכל עסק ומשרד, הופכים היום במקרים רבים למותרות, שרק מעטים יכולים להרשות לעצמם.

כמובן, שאין להפחית בערכה העצום של מזכירה בעסקים מסוימים, בייחוד כאלו שתנועת קהל הלקוחות בהם יומיומית ורצופה.

האפשרויות הטכנולוגיות החדישות מספקות מגוון רחב של פתרונות לעסקים שאינם זקוקים למזכירה אנושית.

כך שכל עסק יכול לבחור האם להעסיק מזכירה, או להשתמש בפתרונות מתקדמים.

המזכירות האנושיות כנראה לא ייעלמו מן העולם בזמן הקרוב.

אך הן ימצאו בעסקים המחייבים מזכירה אנושית, או בעסקים מבוססים, שיעדיפו להמשיך להעסיק את המזכירה הקלאסית, ויכולים לעמוד בעלויות הכרוכות בכך.

עסקים קטנים, וכן עסקים בהם תנועת הלקוחות אינה יומיומית וקבועה, יוכלו ליהנות ממגוון שירותים מתקדמים, ולחסוך עלויות העסקת מזכירה.

כל זאת מבלי שתיפגע התנהלות המשרד והעסק.