באמצעות אישורי הגעה, ניתן להעריך באופן מדויק הרבה יותר את מספר המוזמנים שיממשו את ההזמנה, וכך לפעול בתאום נכון יותר עם ההיבטים הלוגיסטיים של האירוע.

אם בעבר ווידוא ההגעה דרש עבודה מרובה, ויצירת קשר באופן אישי עם כל מי שמופיע ברשימת המוזמנים, כיום ניתן לבצע זאת יותר בקלות באמצעות שירותים ייעודיים לאישורי הגעה.

מציאת הזמן הטוב ביותר לבדיקת אישורי ההגעה דורש איזון בין שני כוחות מנוגדים:

מצד אחד, ככל שווידוא ההגעה יתבצע יותר בסמיכות לאירוע, כך התשובות יהיו מהימנות יותר.

מצד שני, האולם דורש עדכון לגבי כמות האורחים כדי להיערך בהתאם.

בעוד שמרבית האולמות והשירותים דורשים לקבל את כמות האורחים כשלושה ימים לפני האירוע.

מתקבל שהזמן הטוב ביותר לבצע את ווידוא ההגעה של המוזמנים הוא בין שבוע לעשרה ימים לפני האירוע.

באופן מסורתי, הדרך היעילה ביותר לבדוק אישורי הגעה היא פשוט להתקשר באופן עצמאי לכל אחד ואחד מרשימת המוזמנים ולוודא את ההגעה שלו.

למרבה הצער, יש לשיטה זו מספר חסרונות משמעותיים:

• העבודה המרובה:

החיסרון הבולט ביותר הוא העבודה המרובה שהבדיקות הטלפוניות דורשות מכם.

גם אם אוספים מספר חברים או שותפים, וביחד עוברים על כל רשימת המוזמנים, עדיין מתקבלת עבודה מרובה כאשר מדובר בחתונה או בכנס מרובה משתתפים.

• עבודה לא רציפה:

חסרון נוסף הוא העובדה שעבודת ההתקשרות אל רשימת המוזמנים אינה רציפה ואינה יכולה להיות רציפה, מסיבה אחת פשוטה – ישנם אנשים שלא יענו.

ככל שרשימת המוזמנים גדולה יותר, כך סביר להניח שתהיה כמות גדולה יותר של אנשים שלא יענו.

באופן זה תדרשו לעשות מספר סבבים של התקשרויות, עד לקבלת תוצאות מדויקות.

• שיחות חולין:

בעוד שאתם מתקשרים למוזמן אחר מוזמן ועושים אינספור שיחות טלפון, הם מצדם עושים שיחת טלפון אחת בלבד.

כך תמצאו את עצמכם מנהלים אינספור שיחות חולין, מתעדכנים והופכים את העבודה הממושכת ממילא לארוכה אפילו יותר.

• חוסר נעימות:

סביר להניח שיהיה מוזמנים שלא יהיה להם נעים לומר לכם באופן טלפוני שהם אינם יגיעו.

ענייני הנימוס וחוסר הנעימות יגרום לקבלת תוצאות מוטות מהשיחות הטלפוניות, והתמונה שתתקבל לאו דווקא תשקף את רשימת האורחים הסופית.

כדי להתגבר על החסרונות הללו, אנשים רבים בוחרים להשתמש בהודעות טקסט או בשירותים אוטומטיים דוגמת אפליקציות ייעודיות לאישור הגעה.

אך לפתרונות אלה חסרונות משל עצמם, ואנשים רבים נוטים לשכוח להשיב להודעות הללו או לעדכן את מצב ההגעה שלהם באפליקציה.

כך, במקרה הטוב, תיוותרו באפלה עם המוני מוזמנים שאינכם יודעים האם יגיעו או לא, ובמקרה הרע, תקבלו תמונה שגויה לחלוטין שתציג רשימת מגיעים נרחבת או אף מצומצמת מכמות האורחים שאכן יגיעו.

שירותים לאישורי הגעה מציעים מענה מושלם עבור ווידוא ההגעה של כל האורחים באירוע.

במסגרת השירות, מבצעות שיחות אנושיות אל כל רשימת האורחים באמצעות תסריט ידידותי כתוב מראש, אשר בודק את מצב ההגעה של כל מוזמן ומוזמן.

באופן זה, השירותים מתגברים על כל השיטות הקודמות לאישורי הגעה:

• יצירת קשר עם כל האורחים:

בהתאם לרשימת המוזמנים שהתקבלה.

כך לא נוצר מצב כמו השימוש בהודעות טקסט או באפליקציות, בהן מצבי ההגעה של חלק מהאורחים לא יעודכנו.

• חיסכון בעבודה עבורכם:
• כל השיחות יבוצעו על ידי צוות מקצועי שידאג להתקשר ולתפוס טלפונית את כל המוזמנים, וכך תיחסך מכם העבודה המרובה.
• שיחות ישירות ויעילות:
• באמצעות תסריט ידידותי ונעים, אך שנעדר את הפן האינטימי כתוצאה מהיכרות אישית, התשובות שמתקבלות הן ישירות הרבה יותר ומהימנות הרבה יותר.

לבסוף, תוצג רשימה סופית של כל המוזמנים שאישרו את הגעתם.

על פי ניסיון העבר, רשימות אלה נוטות לדיוק של 97%-99%.

ביצענו את כל אישורי ההגעה ואנו יודעים את מספר המוזמנים הסופי המיועד להגיע – אך מה הלאה, כיצד מגיעים לחיסכון בכסף?

הדבר הפשוט ביותר הוא לעדכן את האולם ואת נותני השירותים שנשכרו עבור האירוע בכמות המוזמנים הסופית, וכך לחסוך כסף בעיקר במנות האוכל המיותרות.

ניתן לבצע חסכון נוסף באמצעות החסרה של עשרה אחוזים ברשימת המוזמנים שהתקבלה.

מרבית האולמות ושירותי הקייטרינג נוטים לתת כעשרה אחוזים של מנות רזרביות.

כדי להיות בטוחים שנקבל נתונים מהימנים ויעילים אודות מצב ההגעה של המוזמנים לאירוע, יש לבחור בחברה אמינה ואיכותית שתבצע את העבודה באופן יעיל.

יש לזכור שמדובר באינטראקציה עם האורחים שלכם, ולכן איננו רוצים חברה שרק תספק לנו נתונים יבשים בלבד, אלא שתדאג לנהל שיחות טלפוניות ידידותיות עם המוזמנים.

כדאי לשים לב לפרטים הבאים:

• האם מדובר במוקד טלפוני:

מוקדים טלפוניים הם בעלי ביקורת ורגישות גבוהים יותר כלפי איכות השירות.

באם מדובר במוקד טלפוני שמבצע את השיחות, ניתן להיות בטוחים שהשיחות יתבצעו באופן נעים וידידותי.

• כמה ניסיונות שיחה השירות כולל:

כפי שנאמר, יש לצפות שרבים מן המוזמנים לא יענו בניסיון הראשון.

עם זאת, אין לצפות מהשירות שיתקשר אל המוזמן ללא סוף, גם מפני שאיננו רוצים להטריד את המוזמן וגם מפני שלשירות יש יעד זמן לסיפוק הנתונים.

כדי לקבל תמונה ברורה של אופן העבודה, יש לברר כמה ניסיונות שיחה יתבצעו במסגרת השירות.

• מהם אחוזי הדיוק שהחברה מתחייבת אליהם:

חברה יעילה לביצוע אישורי הגעה תוכל לספק אחוזי דיוק צפויים.

כדאי לבדוק מהם אחוזי הדיוק הללו – הן כדי לוודא שהם גבוהים דיו, והן כדי לראות שהחברה מסוגלת להתחייב אליהם.

אנו עשויים לטעות ולחשוב שכדאי לשכור את השירות בזמן שנזדקק לו, אך אין זה נכון.

למעשה, מומלץ לפנות לחברה המספקת את שירותי אישורי ההגעה עוד לפני סגירת העסקה עם האולם.

באופן הזה, ניתן לקבל מהחברה ייעוץ לגבי התקשורת עם האולם אודות רשימת המוזמנים.

חברה מקצועית אשר מתמחה בתחום תהיה מסוגלת לספק את הייעוץ הזה באופן איכותי, כאשר המידע שהיא תמסור מבוסס על סטטיסטיקה וניסיון ממושך.