נושא זה הוא חשוב ומרכזי בניהול נכון של כל עסק בכל תחום ויכול להוות את ההבדל בין עסק מסוים למתחריו ובין עסק מצליח לכזה שפחות.

רמת השירות והמענה יכול לקבוע את הצלחת העסק.

בעסקים רבים הטיפול בשיחות הנכנסות חלקי ואף לעיתים מאולתר.

עומס השיחות בשעות מסוימות מקשה על מתן מענה מספק ויוצר זמני המתנה ארוכים.

גם בעסקים קטנים וגם בגדולים יותר ישנן שעות בהן רמת הפעילות גבוהה וכוח האדם אינו מסוגל לטפל בה היטב.

זו פגיעה תדמיתית וכלכלית ישירה בבעל העסק.

אך לבעיית המענה הטלפוני יש מענה והוא שימוש בשרות טלפוני.

הסתייעות בשרות של מענה טלפוני מחוץ למשרד בשיטה של מיקור חוץ מוריד באופן מידי את הלחץ מעובדי העסק ומעביר את השיחות הנכנסות לאנשי מקצוע המיומנים במתן שרות.

שרות המענה הטלפוני מספק מענה מידי לשיחות.

השרות מקצועי ואדיב ומתבצע על ידי נציגי שירות מנוסים אשר יספקו מענה מידי לכל לקוח.

יתרון מרכזי בשירות הינו זמינות של 24 שעות ביממה בכל יום. גם שיחות מחו"ל בשעות לא שגרתיות ימצאו מענה.

שירות זה יאפשר לעובדי העסק לעסוק בדברים אחרים החשובים לתפעולו וניהולו של העסק.

כוח האדם והזמן יושקעו במטרות חשובות להצלחת העסק.

ישנה אפשרות לשימוש בשירות באופן מותנה, כלומר לפי הצורך והמענה על ידי הנציג יתבצע בהתאם לנהלים הנקבעים על ידי בעל העסק.

לעסקים שונים ישנם צרכים שונים במענה הטלפוני הנובעים מתחום העסק וסוג השרות אותו הוא מציע ובהתאם להם מנוהלות שיחות המענה הטלפוני.

השרות הטלפוני יתאים עצמו לאופי העסק ולאופן ההתנהלות הנקבע על ידי הבעלים.

בסיומה של כל שיחה מועבר סיכום השיחה אל המשרד להמשך טיפול.

המרכזייה היא חלק אינטגרלי מהעסק שלכם ומספקת את ציר התקשורת המרכזי בין האגפים השונים בתוך העסק ומחוצה לו.

אז מהם הדברים החשובים ביותר שאתם צריכים לדעת לפני שאתם בוחרים מרכזייה?

עלות

בצעו סקר שוק ותבדקו איזו מרכזייה עונה על הצרכים האינדיבידואליים שלכם.

אל תמהרו  לבחור במרכזייה בעלות הנמוכה ביותר או ביקרה ביותר.

בדקו אילו מרכזיות מתאימות לעסק שלכם, כמה עובדים יש לכם, וכמה מספרי טלפון אתם צריכים כדי לצמצם את ההשקעה שלכם ולהפוך אותה למתאימה בעבורכם.

תיעוד

כיום ניתן לבצע תיעוד מלא של כל השיחות שלכם ולשחזר אותם במידת הצורך באופן קל ופשוט.

בדקו איזה מרכזייה תאפשר לכם להשתמש בפונקציה הזו באופן ידידותי ומותאם למערכת המחשוב שלכם.

התאמה לשינויים

כיום  חלק מהמרכזיות מאפשרות ביצוע שינויים ככל שהעסק צומח.

העדיפו מרכזייה שניתנת לשדרוג בעלות סבירה ושאינה דורשת תחזוקה מיוחדת.

שירות

אולי החלק החשוב ביותר כיום ברכישת מרכזייה הוא סוג השירות, היקף השירות והיחס שתקבלו ביום שאחרי הרכישה.

אל תתביישו לשאול חברות אחרות על המלצות שלהם ואל תפחדו לדרוש את תנאי השירות שלכם בכתב.

אבל הכי חשוב לכו עם חברות בעלות ניסיון רב בתחום.

מרכזייה מבוססת אינטרנט

מרכזיות מבוססות אינטרנט מאפשרות לכם להיות בקשר רציף עם העובדים שלכם בכל מקום על הגלובוס.

בעזרת שלוחות ווירטואליות ניתן ליצור קשר בתוך רגע עם העובדים שלכם.

אם יש לכם עובדים בחו"ל או עובדים שנוהגים לעבוד מחוץ למשרד זהו בהחלט שיקול שרלוונטי עבורכם ויכול לחסוך לכם סכום נכבד בתקציב התקשורת שלכם.

מספר טלפון אישי

האם אתם צריכים מספר אישי או שאתם יכולים להסתפק במספר אחד לארגון כולו.

חישבו על הצרכים האינדיבידואליים של העובדים שלכם ועל התקציב העומד לרשותכם.

כמה שלוחות אתם צריכים?

חשבו מהם הדרישות שלכם מהמרכזייה.

מהם מספר השיחות שאתם אמורים לקבל וכמה עובדים המרכזייה אמורה לשרת.

ניתוב שיחות

רבים מהעסקים בוחרים להשתמש בשירותי מזכירה לצורך ניתוב השיחות.

אולם, כדאי לבדוק האם כדאי לשלם לעובדת במשרה מלאה עבור שירות זה או שעדיף להשקיע באופן חד פעמי בתוכנה מתאימה וכך לחסוך באופן קבוע את עלות עבודתה של המזכירה בארגונכם.

נתב חכם

נתב השיחות המודרני מציע אופציות שיווקיות ותדמיתיות ראשונות במעלה ולכן כדאי לשקול שימוש בכזה לצרכים שלכם.

הנתב מאפשר לכם להשמיע ללקוחות שלכם מגוון של פרסומות ומוצרים בשעה שהם מחכים לתורם ויוצר לכם תדמית של חברה גדולה בהשקעה קטנה.

מספר הסניפים של החברה שלכם

במידה שיש לכם סניפים רבים כדאי לשקול שימוש במרכזיות מבוססות אינטרנט.

היכולת של העובדים שלכם לתקשר באופן רציף ובעלות נמוכה ללא כל חשיבות למיקום הפיזי שלהם, מכריעה את הכף לטובת האופציה האינטרנטית.